前言

我非常热衷于文档。我觉得这是我写完代码后最喜欢做的无聊事情。它能为公司带来巨大的长期价值，任何人投入到文档中的每一小时，实际上都能为整个公司节省 100 倍的生产效率。

如果你是首席技术官，文档就是你的秘密武器，是初创公司的无名英雄，是灰色骑士，它确保产品开发流程的顺利进行。它消除了猜测和重复劳动。你可以把它想象成你快速入职的黄金门票。这张藏宝图可以引导新员工和其他部门的老员工进入初创公司错综复杂的流程。你的团队将更快地找到自己的位置，更快地成为有效的贡献者，并比你预期的更高效地工作，这一切都因为你决定优先记录这些内容。

这里有一个问题要问您，哪一个更好：

给某人写一封电子邮件，让他们分心，要求解释某个软件是如何工作的或者自己查找必要的信息并按照自己的节奏处理。

提示：是第二个。

文档的重要性

让我们从基础开始。

想象一下，你是一家早期创业公司的技术联合创始人（或者你甚至不需要想象），你正陷入混乱之中，这是意料之中的事。你每天都在玩打地鼠游戏，只想在陷入另一个问题之前，能稍微清醒一下。你该如何摆脱这种困境？答案很简单——文档。现在，我指的不仅仅是维护一份简单的操作手册或草草记下会议记录；这些也很重要，是的，但我指的是建立一种文化，让知识不再局限于个人，而是分散到整个组织，供所有人获取。

每一件没有记录下来的事情，都意味着未来资源的浪费，以及潜在的麻烦。 你的麻烦。我不知道你的情况，但我希望确保自己不会遇到任何麻烦；这就是为什么我喜欢构建一个无需我参与就能运行的系统。现在想象一下，你有多少东西还没有记录下来，而这些都可能让你陷入意想不到的问题。例如，你的持续部署因为一些软件包更新而中断。巧合的是，只有 X 部门的 Bob 知道如何解决这个问题。哦，对了，他们这周都在休假。

文档可以减少麻烦并节省假期。

你可以把文档视为有效知识共享的基石。在创业初期，当你是唯一一个编码和构建的人时，分享信息和见解就像和你的CEO隔着办公桌聊天一样简单。你拥有知识和方法，即使出现问题也能修复。但这很累人，而且你基本上成了公司发展的制约因素。如果你去度假了——算了，你不会去度假，因为如果你去度假，一切都会停止。

随着初创企业规模的扩大，人员数量、项目数量和复杂性都呈指数级增长。知识被孤立在你的头脑中，沟通变得错综复杂，不知不觉中，人们花在向你索取信息上的时间比实际利用信息的时间还要多。如果你是一位技术联合创始人，那就尽可能地提取每一点知识，并将其记录下来。这将成为一个普遍的真理来源，一个动态的智慧宝库，捕捉并保存集体智慧。这些智慧可以帮助团队中的每个人解决他们一分钟前还不知道如何解决的问题。这也会让你有机会休假。相信我，你需要它。

先记录，后开会

既然您知道文档可以让您的生活更轻松而不是更困难，那么让我们来谈谈时间和效率。

在创业公司的世界里，时间就是终极货币。时钟的滴答声承载着决策、产品开发和市场征服的重担。而会议则是臭名昭著的窃取时间的“窃贼”。别误会我的意思。我并不是说所有会议都是邪恶的，但我们必须批判性地审视它们的成本和价值。用布考斯基的话来说，“除非它像火箭一样从你的灵魂深处迸发，否则不要开会”，同样的原则也适用于会议——除非必要，否则不要开会。

不断需要开会其实是一个更深层次问题的征兆—— 缺乏清晰、易懂且可靠的文档。 一个记录完善的工作流程不需要长达一小时的会议来澄清。一个记录完善的决策不需要一屋子的人来理解其基本原理。一个记录完善的知识库不需要每当有新成员加入团队时就进行集体讨论。

“但会议难道不是沟通的必要环节吗？” 的确如此。但过多的会议，尤其是管理不善的会议，可能会严重损害你的初创企业。它们营造出一种生产力的假象，而实际上却阻碍了生产力的提升。通过减少对会议的依赖，并强调以文档为先的异步沟通，你就能让你的团队有效地沟通，而不受Zoom会议的限制。

想想看：每一次不必要的会议都是一次错失的机会。这些时间本可以用来完善关键算法，或者只是花点时间补充能量，防止倦怠。本质上，减少对会议的依赖不仅仅是为了节省时间；而是为了重新获得专注、创新和创造的能力——这正是初创企业的生命线。

作为一名经历过无数次初创企业发展严峻考验的首席技术官，我可以向你保证： 你的时间和资源最好花在记录上，而不是开会。 一份精心起草的文档可以轻松取代大多数会议，这份文档应该能够呈现相关数据、提出解决方案并征求反馈。

会议总是会变得无节制。你只是开了个小会儿，想讨论个小问题，结果还没等你反应过来，就被卷入了一场长达两个小时的关于落地页 CTA 按钮颜色的争论。

此外，会议往往偏向于声音最大的人，而未必是那些拥有最佳想法的人。这是一种微妙的偏见，会扼杀创新和思想的多样性。另一方面，文档则能创造公平的竞争环境。它为每位团队成员提供了一个平台，让他们能够表达自己的想法和见解，无论级别或沟通风格如何。它促进了一种深思熟虑和反思的文化，而不是仓促的判断和冲动的决定。

你可能认为召开全公司会议宣布从现在开始将人工智能融入所有流程是个好主意。但真的如此吗？在快节奏的初创企业中，肾上腺素飙升，很容易在混乱中遗漏细节。你提了点什么，开了个玩笑，含糊不清，沟通不畅，不知不觉中，又有另一个问题需要解决。把决定以及它是如何做出的写下来，就能清晰地表达出来。

每一个决策都是初创企业发展基石，记录这些决策可以提供一份可靠的记录，如同一份架构蓝图，详细记录你的思考过程、考量点和基本原理。随着你不断扩张，面对日益复杂的挑战，这种清晰的思路将变得弥足珍贵。

当你将文档引入决策过程时，它就像一个知识库。它保存着每个决策的背景、洞见和经验教训。当类似情况出现时，你可以参考这个知识库。这本身就是一种可持续发展的秘诀。

那么，作为首席技术官，您该如何促进这一点呢？鼓励您的团队记录他们的决策过程，以阐明假设、推理和预期结果。在会议中讨论这些记录在案的决策，使其成为一种标准做法，从而促进开放反馈和协作决策的文化。

这样做的好处在于，它能把每个决策都变成一个学*机会，在团队中 培养成长型思维。它能让每个人都看到过去选择的后果，并理解背后的考量，从而成为更好的决策者。

建立文档优先的文化

文档优先的文化意味着在你的初创公司中培养一种共同的意识，一种将所有人联系在一起的凝聚力。这不仅仅是严格遵守流程——它关乎知识的民主化，打破等级壁垒，并培育一种学*型文化。文档优先的文化并不意味着每个人都整天忙于写文档。它意味着每个人都重视记录和分享经验的价值。

当然，这也意味着——在构建项目时，务必将文档记录作为任何任务的一部分。员工应该默认投入一定比例的时间来记录他们的故事。这不仅关乎效率，更关乎营造一个推崇共享知识的环境。这关乎打造一种文化，这种文化不仅创造产品，更能创造一个故事——一个集体成长的故事。

你的角色可以是催化剂和引导者。始终以身作则。记录你自己的流程和决策，并公开分享。始终做好笔记。鼓励反馈和学*的文化，让每一份文档都成为讨论、改进和创新的起点。如果需要做决定，从文档开始，而不是开会。如果要讨论利弊，也从文档开始。

作为一名 CTO，人们会敬仰你，效仿你的做法。因为你在公司范围内所做的一切都是正确的，所以这是一把双刃剑，所以要谨慎选择你为他人树立的榜样。

通过鼓励同事记录他们的流程、决策和学*成果，您表明您重视他们的见解和经验。这能培养他们超越既定角色和任务的主人翁意识和参与感。他们将成为公司知识库及其成功的积极贡献者。

赞扬那些编写优秀文档的人。公开分享。祝贺那些和你一样对文档充满热情的人。

工具

接下来，为团队成员提供一些工具，让文档记录变得轻而易举。找到一个符合团队需求和工作流程的工具，无论是共享驱动器、Notion、Confluence、GitLab 还是其他知识管理平台。市面上有数百种这样的工具。记住，你让团队成员记录工作越容易，他们就越有可能这样做。

准备模板和指南。把它们视为文档的DNA——它们提供结构、一致性和可预测性，使您的知识能够在整个组织内有效地复制和传播。这是一项复杂且耗时的任务，但一旦有了它们，就会变得更容易。

模板确保信息以标准化格式记录，易于理解和比较。另一方面，指南提供了“游戏规则”，确保每个人都了解需要记录什么、如何记录以及在哪里可以找到这些信息。

创建清单，启动审核流程，并设置版本控制。这些工具并非束缚，而是帮助您的文档以统一的声音、语调和风格传达信息。

将文档作为公司价值观的一部分进行推广。鼓励你的团队将其视为工作中不可或缺的一部分，而不是额外的琐事，与编写代码一样重要。将其作为绩效评估和反馈会议的常规组成部分。要求他们改进文档，并要求他们找出流程中的缺陷。

随着您的初创企业的发展，其文档需求也会随之增长。

人民

在初创公司早期阶段，指定一个专门的团队或个人负责文档工作似乎有些奢侈。但相信我，这是你能做的最明智的投资之一。为什么？因为知识是初创公司的命脉，而一个专门的手册团队就像循环系统，确保这些重要知识在整个组织内自由高效地流动。

不过，这不需要整个团队。一个专注于改进文档的人就能带来巨大的价值。

其益处远不止知识管理。您的文档团队可以通过弥合团队之间的差距、促进跨职能协作以及打破各自为政的局面，从而提升组织的整体效率。他们是将团队智慧凝聚在一起的粘合剂。

反击

并非每个人都会喜欢它。如果你是一家已有数年经验的成熟初创公司，难免会遇到阻力。记住，你不仅仅是在处理代码；你是在与人打交道。他们的恐惧、舒适区和犹豫与任何技术缺陷一样真实存在。这些问题都需要用同样的耐心来解决。

应对阻力最有效的方法之一是参与。倾听团队的担忧，理解他们的观点，并消除他们的担忧。向他们展示“文档优先”文化能够带来的好处、效率和自由。我想再说一遍——以身作则，成为你希望看到的行为榜样，率先记录、分享、学*，并向他们展示这种文化有多么棒。

向那些敢于走进这个房间解决问题的人致敬。

赞扬那些秉持这种文化的人——他们在文档优先理念下取得的成就、付出的努力和取得的进步。这不仅鼓励了他们，也激励了其他人效仿。

你面临的问题并非只有“并非所有人都喜欢”。文档本身也并非完美无缺，一开始可能很糟糕。没关系，别慌。记住，文档是一个需要时间进化的有机体。作为 CTO，你的职责是确保文档的质量与时俱进。这并非监管，而是培育。

优点

这更多是我对好的文档是什么样子的主观想法。

首先，清晰简洁。 关键在于将复杂的概念分解成易于理解的部分，精简冗余，并聚焦于重要内容。你的文档并非冗长乏味的小说，而是一本值得他人遵循的指南。

例如，在 Notion 中，您可以用不同的方式强调信息。如果感觉太枯燥，就需要重写。添加插图和视频讲解。

用于编写文档的 Diátaxis 框架

接下来是结构和组织。 你需要一种合理且直观的格式。如果人们找不到他们想要的内容，他们就会感到迷茫和沮丧。你的文档需要引导他们，而不是让他们感到困惑。

将其分解为页面并交叉链接相关文档。建立目录。下一个/上一个 — 建议其他可能有帮助的文档。

接下来是可访问性和可发现性。 您的文档并非藏在尘封老旧图书馆里的秘密大部头。它是一个活生生的资源，需要易于访问和发现。

利用标签和类别，将您的信息分成不同的集群。利用全文搜索或 AI 矢量搜索

最后，至关重要的是，您的文档并非一座纪念碑。 它不是您建造一次就忘掉的东西。它是一个不断发展、演变的实体，需要定期更新和维护。您的组织会发生变化，您的知识会扩展，您的文档需要反映这些变化。

跟踪最后更改的日期，并更新一年前的日期。跟踪此信息的所有者是谁，并定期更新。

以下是我建议研究的一些开源文档系统，以获得一些启发：

Basecamp——一本写得很好的员工手册Gitlab — Gitlab 手册 长达 2000 页，包含版本控制且持续更新的文档。强烈建议您通读。Strapi - 受到 Gitlab 彻底透明性的启发，也有 值得一读的优秀文档 。Remote.com——另一个 很好的例子

并非灵丹妙药

我一直在大力赞扬文档；顺便说一句，感谢您读到这里。不过，请允许我先放下我的架子：文档虽然令人印象深刻，但它并非万能的灵丹妙药。它不会像超级英雄一样突然出现，拯救你的初创公司于水火之中。它只是一个工具；和任何工具一样，它也有局限性。你仍然会遇到问题……但问题会少一些。

文档虽然有利于协作，但并不能取代人际互动。它无法复制面对面沟通的细微差别、即时反馈的价值，也无法复制团队齐心协力解决棘手问题时建立的凝聚力。在这些会议或非正式的交流中建立起来的情谊，对于培养健康的工作文化和提升团队积极性至关重要。如果你用一系列文档取代所有人际互动，你的团队就会陷入孤立和疏离，最终导致参与度低下。

记录过程本身可能非常耗时。撰写一份实用、简洁且易于理解的文档是一门艺术。它需要深思熟虑、思路清晰，以及精简的技巧。有些人可能会认为，花在撰写这些文档上的时间可以更好地利用在其他方面。他们的观点并非完全错误。如果你记录每一个微小的细节，你将拥有一个海量的信息库，它就像茂密的丛林一样难以驾驭，而且可能根本没那么有用。

你知道吗，有时候有些文章的引言竟然长达 2000 字，而你真正需要的那句话，恰恰是为了解决问题。这就是过度记录的感受。

最后，即使你尽了最大努力，文档也可能很快过时。技术不断发展，流程不断变化，一个月前相关的内容今天可能就不再适用了。保持文档更新需要持续的警惕和定期维护，这对于资源有限、快速发展的初创公司来说可能颇具挑战性。

结论

我对所有年轻的科技爱好者、未来的工程经理和首席技术官的建议很简单：培养对文档的热爱。你可能认为它是一件苦差事、事后诸葛亮或令人厌烦的事情。但请相信我：文档不仅仅是你待办事项清单上的一项任务；它是成功的支柱，是连接想法、人和愿景的桥梁。不要把它当作负担，而要把它当作学*、分享和创造影响力的机会。

从小事做起，但要从今天开始。不要等待宏伟的战略或完美的工具。从记录你的代码、你的决策和你的学*开始。让它成为你日常工作流程的一部分，而不是一天结束的琐事。随着你的进步，将这种文档文化融入你的团队、你的项目和你的组织。创建鼓励和促进文档记录的系统和流程。

如果你能从本文中汲取什么，那就记住这句箴言：“记录赋予力量，记录成长。”拥抱这一理念，你会惊讶于它带来的转变，这不仅会影响你的职业生涯，还会影响你看待和驾驭科技世界的方式。

原文

Healthy Documentation

https://vadimkravcenko.com/shorts/proper-documentation/#the-tools

评论

花15分钟记录某人的内容，可以节省他人（通常也是你自己）数小时的工作时间。这也有助于理解事物，因为如果你无法用文字解释清楚，就意味着你根本不懂。为了保持文档更新，我使用的一个技巧是每月留出一天时间用于记录。我们以前称之为“维基日”。不编码，不开会，只写作。由于写作和审阅需要集中精力，这确实有助于保持文档的高质量。我们在一个非常复杂的环境中工作，有人被安排接替离职员工，而新员工在48小时内就上手了。这只有通过文档才能实现。

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